兵庫県市町村職員退職手当組合文書取扱規程

平成2年12月14日規程第2号

（目的）

第1条　この規程は、文書の取扱いについて必要な事項を定め、行政事務の適正かつ迅速な処理を図ることを目的とする。

（定義）

第2条　この規程において「文書」とは、兵庫県市町村職員退職手当組合（以下「組合」という。）が取り扱う文書をいう。

（文書取扱いの原則）

第3条　文書は、正確かつ迅速に取り扱わなければならない。

（課長の職務）

第5条　文書事務は、課長が総括するとともに次の各号に掲げる事務を掌理する。

（1）　文書の収受、配布及び発送に関すること。

（2）　未処理文書の処理の促進に関すること。

（3）　文書事務の改善に関すること。

（4）　文書台帳（様式第1号）及び保存文書台帳（様式第2号）への登録並びにこれらの整理に関すること。

（5）　文書の整理、保管及び引継ぎに関すること。

（6）　前各号に掲げるものほか、文書事務に関し必要なこと。

（帳簿）

第5条　組合には、次の各号に掲げる帳簿を備え、常に整理しておかねばならない。

（1）　条例原簿（様式第3号）

（2）　規則原簿（様式第3号）

（3）　告示原簿（様式第3号）

（4）　公告原簿（様式第3号）

（5）　訓令原簿（様式第3号）

（6）　命令原簿（様式第3号）

（7）　文書台帳

（8）　退職手当請求書台帳（様式第4号）

（9）　報告明細書台帳（様式第5号）

（10）　金券送付簿（様式第6号）

（11）　特別送達文書送付簿（様式第7号）

（12）　保存文書台帳

（13）　その他文書台帳について必要な帳簿

（文書の記号及び番号）

第6条　文書には、次の各号に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、軽易な文書には、記号及び番号を省略することができる。

（1）　文書に用いる記号は、「兵退」とし、番号は、文書台帳により記号ごとに暦年による一連番号を付けるものとする。

（2）　前号の規定にかかわらず、条例、規則、告示、公告、訓令、命令及び諮問には、組合名を冠し、番号は、それぞれ当該原簿により、暦年による一連番号を付けるものとする。

（文書の収受）

第7条　文書は、総務係において収受する。

（郵便料金未納文書の収受）

第8条　郵便料金の未納又は不足の文書は、その発信人が官公署であるもの又は公務に関するものと認められるものに限り、その料金を支払い収受することができる。

（文書の配布）

第9条　総務係は、収受した文書を次の各号の定めるところにより、主管係に配布しなければならない。

（1）　親展文書その他開封を不適当と認められる文書以外の文書は、開封し、収受印（様式第8号）を押印し、文書台帳に登録し、記号及び番号その他必要事項を記入して、当該文書の主管係に配布すること。ただし、退職手当請求書関係及び報告明細書（職員の異動に関する報告書等を含む。）の文書については、文書開封後主管係に配布し、主管係が退職手当請求書台帳及び報告明細書台帳に登録し、市町名及び氏名その他必要な事項を記入すること。

（2）　親展文書及び開封を不適当と認められる文書は、それぞれあて名人に配布すること。

（3）　開封した文書に現金又は金券が封入されているときは、その文書の余白又は封筒に収受印を押印の上、金券送付簿に必要な事項を記入し、当該文書の主管係に送付すること。

（4）　特別送達文書は、その文書の余白又は封筒に到達時刻を明記し、収受印を押印の上、封筒のあるものはこれを添付して、特別送達文書送付簿に必要な事項を記入し、当該文書の主管係に送付すること。

（事務の処理）

第10条　事務担当者は、文書事務の処理を迅速に行うため、特に次の各号に掲げる事項を守らなければならない。

（1）　処理期限のあるものは、必ず期限内に処理すること。

（2）　即日処理のできるものは、即日処理すること。

（3）　調査、照会等を要するものは、直ちにこれを行うこと。

（文書による事案の処理）

第11条　文書による事案の処理は、起案用紙（様式第9号）によらなければならない。ただし、次の各号の一に該当するものは、起案用紙によらないことができる。

（1）　定例のもので一定の帳票により処理できるもの。

（2）　軽易なもので付せん又は文書の余白で処理できるもの。

（起案）

第12条　文書の起案は、次の各号に定めるところによらなければならない。

（1）　施行者名は、組合長名又は組合名を用いること。ただし、事案の軽重又はあて先の区別により、事務局長名を用いることができる。

（2）　照会に対する回答文書の施行者名は、照会を受けた者の職名又は職氏名を用いること。

（3）　文案は、適法であること。

（4）　文案は、適切な内容を具備し、充分な効果をあげられるようにすること。

（5）　文案には、内容のよくわかる表題をつけ、正しい用語用字を用いること。

（6）　文案の文体は、口語体とし、意思を適格かつ明解に表現すること。

（7）　必要により簡単な起案理由、根拠となる法規の条項、予算関係等を記載すること。

（8）　経由を必要とするときは、経由先を明記しておくこと。

（9）　電報による文案は、特に簡明にするとともに、電信略符号のあるものは、これによること。

（10）　関係書類を必要とするものは、その全文若しくはその要領を付記し、又はこれを添付すること。

（11）　施行期日の予定されているものは、決裁を受ける余裕をおいて立案し、必要な審議の機会を失わないようにすること。

（決裁年月日等の記入）

第13条　事案が決裁になったときは、当該起案文書に、決裁年月日、施行年月日、記号、番号等を記入しなければならない。

（文書処理状況の明確化）

第14条　総務係は、文書台帳により、常に文書の処理情況を明らかにしておかなければならない。

（浄書）

第15条　決裁済みの文書で施行を要するものは、次の各号に定めるところにより、直ちに浄書しなければならない。

（1）　書体は、かい書とすること。

（2）　用紙に規格又は様式のあるものは、これによること。

（3）　浄書文書は、決裁済みの文書と厳密に照合し、照合者が当該文書の所定欄に押印すること。

（4）　秘密を要する文書を浄書するときは、秘密の保持に万全を期すること。

（5）　浄書文書には、公印を押印し、決裁済みの文書と契印すること。ただし、軽易なもの及び照会文書等で印刷又は謄写によるものについては、公印又は契印を省略することができる。

（公印の押印）

第16条　公印の押印について必要な事項は、別に定める。

（発送）

第17条　文書の発送は、即日行うものとする。

（文書の発送手続）

第18条　各係は、文書を発送しようとするときは、発送文書を総務係に送付しなければならない。

（総務係の文書発送手続）

第19条　総務係は、前条の規定により発送文書の送付を受けたときは、次の各号に定めるところにより、発送の手続をとらなければならない。

（1）　決裁済みの文書の施行上の標示と発送文書の標示とを照合すること。

（2）　発送文書の秤量、料金の算定等をすること。

（3）　前各号に掲げるもののほか、文書の発送について必要なこと。

2　　総務係は、前項の手続きを終えたときは、決裁済みの文書を主管係に返送しなければならない。

（文書の整理）

第20条　文書は、常に整理し、重要なものは、非常災害に際し、直ちに持ち出しのできるようにし、紛失、火災、盗難等に対する予防を完全にしておかなければならない。

（文書の保管）

第21条　各係は、処理済文書を分類整理し、必要により活用することができるように保管しなければならない。

（文書の持出し等の禁止）

第22条　文書は、公務以外の理由で庁外に持出してはならない。

2　　文書は、課長の承認を得なければ、関係者以外の者に示し、又はその写しを交付してはならない。

（文書の製本）

第23条　各係は、次の各号に定めるところにより製本し、保管文書台帳に登録して、保存しなければならない。

（1）　文書は、暦年により分類すること。ただし、退職手当及び職員の異動に関する文書並びに収支に関する文書は、会計年度によること。

（2）　表紙には、名称、年又は年度、保存期間等を記入すること。

（文書保存期間）

第24条　文書の保存期間は、次の各号に定める区分により整理し、保存するものとする。

（1）　永年保存

ア　規約、条例、規則その他重要な規程類等の制定及び改廃に関する文書

イ　歳入歳出予算及び決算書

ウ　組合議会における議決書及び会議録

エ　職員の進退、賞罰に関する文書及び履歴書並びに給与関係文書

オ　台帳及び統計書類等で特に重要なもの

カ　退職手当裁定書及び関係書類

キ　負担金に関する諸文書

ク　その他永念保存の必要があると認められる文書

（2）　5年保存

ア　金銭の出納に関する重要な諸帳簿

イ　諸報告書及び資料等

ウ　履歴証明に関する文書

エ　収入、支出の諸憑に関する文書

オ　その他5年間保存の必要があると認められる文書

（3）　3年保存

ア　旅行命令簿、休暇、欠勤等届簿

イ　復命書、事務引継書、時間外勤務命令簿

ウ　文書台帳

エ　切手受払簿

オ　その他3年間保存の必要があると認められる文書

（4）　1年保存

軽易な文書で1年間保存の必要があると認められる文書

（保存年限の起算）

第25条　文書の保存年限の起算日は、処理済の年の翌年の1月1日とする。ただし、退職手当及び職員の異動に関する文書並びに収支に関する文書は、処理済みの日の属する年度の翌年度の4月1日とする。

（保存期間延長の申出）

第26条　各係は、文書のうち、その保存期間を延長する必要があると認めるものについては、当該文書の保存期間満了1箇月前までに、その文書の所属する年又は、年度、名称、理由その他必要な事項を記載した文書により、課長に申し出なければならない。

（文書の保存）

第27条　文書は、文書庫に保存する等確実な方法で保存しなければならない。

（文書の廃棄）

第28条　文書の保存期間が満了したときは、課長は、関係係に合議した上、当該文書を廃棄処分に付し、保存文書台帳の該当欄に「廃」の標示をし、廃棄するものとする。

2　　総務係は、前項の文書のうち、秘密を要するものについては、焼却、細断等の方法により処分しなければならない。

附　則

（施行期日）

1　　この規程は、平成3年1月1日から施行する。

（兵庫県市町村職員退職手当組合処務規程の廃止）

2　　兵庫県市町村職員退職手当組合処務規程（昭和31年兵庫県市町村職員退職手当組合規則第2号）は、廃止する。

（帳簿等に関する経過措置）

3　　この規程施行の際現に使用されている帳簿及び用紙で、この規程による様式と異なるものは、この規程にかかわらず、当分の間、なお使用することができる。

附　則（平成7年12月19日規程第2号）

この規程は、平成8年1月1日から施行する。